Isikuandmete töötlemine ja kaitse

Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku (andmesubjekti) kohta. Eelkõige on füüsiline isik tuvastatav identifitseerimistunnuse (nimi, isikukood, elukoht, asukoht, e-posti aadress, telefoninumber, võrguidentifikaator) või ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.

Isikuandmete töötlemisel peab Võru Vallavalitsus tähtsaks järgida isikuandmete töötlemise põhimõtteid. Oma sisemise töökorraldusega püüame teha kõik, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks.

Isikuandmete töötlemisel juhindume:

  • isikuandmete kaitse üldmäärusest,
  • isikuandmete kaitse seadusest
  • avaliku teabe seadusest,
  • muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning
  • Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

 

Isikuandmete töötlemise õiguslik alus

Töötleme Teie isikuandmeid (näiteks ees- ja perekonnanimi, isikukood, sünniaeg, elukoha aadress, kontaktandmed) järgmistel alustel:

  • avaliku ülesande täitmisel (näiteks sünnitoetuse määramine),
  • juriidilise kohustuse täitmisel (näiteks andmete edastamine panka),
  • Teiega sõlmitud lepingu täitmisel,
  • Teie kirjaliku nõusoleku alusel (erandjuhul).

Isikuandmeid töötleme peamiselt seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6 ja muudest õigustloovatest aktidest

Eriliigilisi isikuandmeid töötleme tööõiguse, sotsiaalkaitse- ja -kindlustuse, rahvatervise huvides ning sotsiaalhoolekandesüsteemide ja -teenuste korraldamiseks.

 

Millistel juhtudel töötleme Teie isikuandmeid?

Peamiselt töötleme Teie isikuandmeid järgmisel juhtudel:

  • Teie enda algatus avalduse, taotluse (näiteks toetuse taotlemine), teabenõude, märgukirja, selgitustaotluse vms dokumendi esitamisel,
  • kolmandate isikute teadete (näiteks abivajavast lapsest teatamine lastekaitseseadus § 27 alusel) või pöördumiste esitamisel,
  • vabale ameti- või töökohale kandideerimisel,
  • valla veebilehe külastamisel.

 

Isikuandmete töötlemine avalduse, taotluse ja muu dokumendi alusel

Töötleme Teie isikuandmeid ulatuses, mis on vajalikud Teie poolt esitatud dokumendi menetlemiseks või on lubatud õigusaktiga.

Avaliku teabe seaduse kohaselt registreerime kirjavahetuse andmed valla dokumendiregistris. Juhul, kui Teie poolt saadetud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Eraisikust kirja saatja või saaja nime ja kirja sisu me ei avalikusta. Samuti ei märgi me dokumendi avalikus vaates pealkirja selliselt, et selle järgi saaks pöördujat tuvastada.  Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid (juriidilisi) kantaktandmeid. Sellised kontaktandmed on  dokumendiregistris avalikud.

Vajadusel kontrollime dokumendi lahendamiseks vajalikke isikuandmeid rahvastikuregistris, äriregistris, karistusregistris ja teistes riiklikes või kohaliku omavalitsuse andmekogudes.

Vabale ametikohale kandideerimine

Tööle kandideerimisel töötleme Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale ametikohale.

Valla veebilehe külastamine

Valla veebilehe külastamisel salvestatakse Teie kasutatava arvuti internatiaadress (IP aadress), mida töötleme üksnes isikustamata kujul külastusstatistika tegemiseks.

 

Isikuandmete edastamine teistele isikutele

Kolmandatele isikutele edastame isikuandmeid juhul, kui:

  • andmete edastamise õigus õigusnormist (seadusest või seaduse alusel antud õigusaktis)
  • andmete edastamise õigus tuleneb avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust

Piiratud juurdepääsuga isikuandmeid edastame üksnes asutusele või isikule, kellel on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus, politsei) ja põhjendatud vajadus.

Avaldame isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt ehk asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.

Kui asja menetlemine on teise asutuse pädevuses, siis edastame vastava pöördumise nimetatud asutusele ja teavitame Teid sellekohasest edastamisest.

 

Isikuandmete säilitamine

Säilitame Teie andmeid kas:

  • dokumendi säilitustähtaja möödumiseni või
  • nii kaua, kui seda on vaja seadusest tuleneva ülesande täitmiseks, või
  • seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni.

Andmeid, millel ei ole arhiiviväärtust, töötleme säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed anname säilitamiseks üle avalikku arhiivi ning lõpetame üleantud andmete töötlemise.

 

Teie õigused seoses andmete töötlemisega

Teil on õigus tutvuda enda isikuandmetega ja saada teavet, milliseid andmeid ja kuidas me töötleme. Teabe saamiseks soovitame teil esitada päringu, millele vastame ühe kuu jooksul. Asutusel on võimalik vastamise tähtaega pikendada isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 12 lõike 3 alusel 60 päeva võrra, võttes arvesse päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu. Valla ametiasutus teavitab Teid vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Andmete kättesaamiseks peate kohale tulema ning esitama isikut tõendava dokumendi või kinnitama andmete tutvumise soovi digitaalselt allkirjastatult. Kui valla ametiasutus keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid.

Teil on õigus nõuda oma andmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad.

Teil on õigus nõuda oma andmete kustutamist või piiramist kui isikuandmete töötlemiseks ei ole (enam) õiguslikku alust.

Kui valla ametiasutus kavatseb isikuandmeid edasi töödelda muudel eesmärkidel kui see, mille jaoks need esialgu koguti, edastab ta Teile eelnevalt teabe andmete edasise töötlemise eesmärkide kohta.

Teile on õigus esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemise kohta, kui leiate, et Teie isikuandmete töötlemisel on rikutud andmekaitse nõudeid. Samuti on Teil õigus pöörduda oma õiguste kaitsmiseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

 

Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate küsimuste korral saate pöörduda andmekaitsespetsialisti poole

Võru Vallavalitsuses on andmekaitsega tegelevaks isikuks (andmekaitsespetsialistiks) Helle Kauts tel 785 1242; e-post helle.kauts@voruvald.ee.